Mengorganisasi Sesi Desain Kritik

Dalam sebuah proses desain, kita pasti melewati sebuah sesi desain review atau sesi kritik untuk mengumpulkan feedback yang bertujuan untuk meningkatkan User Experience dan Interface dalam mengimplementasikan desain. Dalam beberapa kali sesi desain review, saya melihat beberapa hal yang kurang maksimal yang seharusnya bisa diimprove.
Dalam proses improve sesi ini, saya banyak merujuk pada artikel Jonny Czar — Mastering Design Critiques.

Hal-hal yang kurang efektif:

• Waktu yang sangat terbatas dalam sebuah sesi pengumpulan feedback.
• Sesi design kritik diadakan reguler per minggu tetapi tidak ada agenda yang jelas untuk setiap sesi tersebut, bahkan terkadang desain yang dimintakan feedback adalah desain yang belum selesai. Sebagai analogi: misal kita mau ngereview masakan, kalau masakan itu belum mateng kan pasti ga enak ya.
• Brainstorm di sesi kritik membuat waktu yang seharusnya dipakai untuk mengumpulkan feedback jadi terbuang, dan waktu untuk brainstormingnya juga terbatas sehingga hasilnya tidak maksimal.

Tujuan dari mengorganisir sesi desain kritik

1. Meningkatkan akurasi produk, Saya mencoba untuk memperluas feedback tidak hanya mencakup desain saja, tetapi juga meliputi visi dan requirement dari produk secara menyeluruh.
2. Memperkuat kolaborasi anggota tim, mengundang semua tim yang terkait dalam project untuk ikut memberikan feedback.
3. Meningkatkan efektifitas proses pengumpulan feedback.

Siapa saja yang ikut dalam sesi?

1. Product Team
2. Product Designer
3. Business Team
4. Technology Team
5. Data & Researcher

Jenis-jenis Feedback

Untuk mencapai tujuan pertama yaitu memperluas cakupan feedback, saya membagi feedback ke dalam jenis-jenis berikut.

1. Spesifikasi Produk
   Meliputi background atau latar belakang masalah, objektif
   Requirement produk, requirement bisnis, scope product, dll yang menyangkut tentang product.
2. Use case/Scenario
   Meliputi alur kerja produk beserta skenarionya
3. Visual Desain
   Meliputi desain pattern, layout, arsitektur informasi, content strategy, typography, icon, dan warna.
4. Tech-Related
   Meliputi kelayakan development, ketersediaan data, dan lainnya.
5. Strong Concern
   Diberikan terhadap hal apapun yang memiliki perhatian yang sangat tinggi, misal apabila produk/desain dijalankan akan memiliki dampak yang fatal terhadap pengguna atau bisnis dari produk itu sendiri.
6. Question
   Jenis ini dibuat untuk mengcover pertanyaan susulan yang muncul saat sesi pengumpulan feedback.
7. Additional Ideas
   Untuk memfasilitasi ide-ide baru/susulan yang belum ada di dalam produk dan desain yang sedang dibuat.

Bagaimana sesi desain kritik berjalan…

1. Sebelum sesi, pastikan kita membuat invitation dengan menyantumkan dokumentasi project di dalamnya, sehingga semua tim member bisa membaca dan mengerti lebih dulu tentang project yang akan dimintakan feedbacknya.
2. Agenda pertama dalam sesi, Presentasi produk dan desain oleh tim produk dan desainer yang menjadi owner project, disini biasanya saya kasih waktu 15 menit. tapi ini bisa fleksibel tergantung scope project yang dipresent.
3. Agenda kedua, Understanding the project, ini adalah sesi QnA untuk memberikan kesempatan pada partisipan bertanya apabila ada yang kurang jelas dari presentasi agenda pertama.
4. Agenda ketiga, ini adalah bagian inti dari sesi proses pengumpulan feedback dimulai, disini partisipan memberikan kritik ke produk dan desain dengan cara menduplikat sticky notes sesuai dengan jenis feedback yang ingin diberikan kemudian menempelkan pada screen desain.
5. Agenda keempat, Presentasi kritik oleh para partisipan, di sesi ini para partisipan dipersilakan untuk mempresentasikan feedbacknya, Biasanya saya dahulukan untuk tipe feedback Strong Concern dan Question. Di Sesi ini juga kita perbolehkan diskusi singkat antara owner project dengan partisipan. Apabila ada dibutuhkan diskusi yang panjang, kami akan bahas terpisah pada meeting yang lain.
6. Agenda keenam, Merekap hal-hal yang perlu dilakukan setelah sesi ini termasuk catatan tambahan disaat diskusi pada sesi keempat.

Sticky Notes untuk kritik

Setiap sticky memiliki identitas nama dan fungsi dari partisipan, sebagai identitas agar presenter tau siapa penulis feedback tersebut dan apabila feedbacknya kurang clear, kita bisa followup dengan mudah.

Screen desain setelah sesi desain kritik

Biasanya kami akan mendapatkan puluhan feedback dengan metode ini, maka dari itu kami butuh prioritisasikan mana yang perlu dibahas lebih dulu disaat sesi presentasi kritik. Selain mendahulukan sticky Strong Concern dan Question, kami bisa membahas sticky dari stakeholder yang memiliki responsibility tertinggi atau decision maker (Pejabat perusahaan).

Aturan dalam design critique

1. Bukan untuk brainstorming session.
2. Bukan untuk usability testing.
3. Bukan untuk user research.

Konstruktif feedback

1. Rasional
   Feedback berdasarkan alasan yang jelas dan logis.
2. Objektif
   Feedback tidak berdasarkan asumsi pribadi semata.
3. Actionable
   Feedback dapat ditindak lanjut untuk diperbaiki.

the constructive feedback guideline

Setiap feedback harus mengandung 3 unsur konstruktif feedback di atas.

Sukses Metrics

Saya menetapkan beberapa sukses kriteria dari eksperiment dalam penerapan sesi ini. antara lain:

1. Jumlah Insightful feedback yang terkumpul
2. Jumlah partisipan yang ikut dan memberikan feedback
3. Skor NPS setelah sesi selesai diselenggarakan
4. Kecepatan desain proses
5. Impact dari produk setelah dirilis

Bagaimana Impactnya?

Alhamdulillah kami mendapatkan feedback yang cukup baik.

• Skor NPS, kami mendapat skor 56 tanpa ada satupun dektator.
• Feedback bagus yang terkumpul naik hingga lebih dari 50%, yang tadinya kita hanya bisa mendapat belasan feedback dalam satu sesi, kali ini kita dapat puluhan feedback.
• Desain proses pun jadi lebih cepat, karena kita mengundang semua stakeholders dari berbagai function yang terkait dalam project, sehingga semua bisa langsung memberikan feedback dan berdiskusi, serta mengetahui limitasi dari tim tech apabila ada yang tidak memungkinkan untuk didevelop, tim desain bisa sekaligus merevisinya.
• Impact Produk setelah rilis belum kami dapatkan, karena produknya belum rilis. 😁

Bonus

Dengan menjalankan metode ini, kami mendapat beberapa keuntungan lain:

• Kita dapat melihat selama proses desain di fase mana letak kekurangan dalam proses development produk.
  Contoh: Ketika banyak sticky berwarna merah menempel di screen, berarti kedepannya kita harus lebih clear dalam meninjau dan melengkapi spesifikasi produk dan requirement dari produk ataupun bisnis.
• Dapat meninjau dimana letak kekurangan desainer dari banyaknya kritik yang masuk di area sticky kuning dan biru. contoh: misal banyak use-case yang kurang dalam flow produk, berarti Si desainer harus lebih baik lagi dalam memikirkan skenario dan use-casenya.
• Feedback jadi terorganisir rapih dan terstruktur, sehingga memudahkan desainer untuk merevisi desain dari banyaknya feedback yang masuk.